Hai semua!
Banyak banget yang nanya ke aku bagaimana mengatur waktu dengan baik. Apalagi setelah tahu sekilas cerita tentang pengalamanku berorganisasi tapi tetap bisa menjaga nilai-nilai saat kuliah. Jadi, hari ini aku akan berbagi beberapa tips time management sesuai dengan pengalamanku.
Let's Start!
Menurut Frank Atkinson (1994) dalam bukunya yang berjudul "Manajemen Waktu yang Efektif", Time management adalah sebuah skill (keterampilan) perencanaan waktu yang dilakukan oleh seseorang. Namanya keahlian itu gak bisa didapat secara instan, butuh latihan banyak supaya kita jago di keahlian tersebut. Nah, untuk bisa mengatur waktu dengan baik, kita harus banyak melatih diri kita untuk melakukan kebiasaan-kebiasaan yang dapat meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan produktivitas kita. Di sini, kita dituntut untuk bisa memanfaatkan waktu dengan baik supaya target, tujuan, atau goals kita tercapai dengan baik.
1. Tahu target yang akan dicapai
Sebelum mengatur waktu, kita mesti tahu apa sih tujuan kita? Menentukan tujuan jangka pendek dan jangka panjang sangat penting untuk bisa lanjut ke tips berikutnya. Jujur sih, gak gampang bat nentuin target atau tujuan hidup, tapi kita bisa mulai dari hal-hal yang kita suka dan mau kita kembangkan. Dengan kata lain, pikirin goal jangka pendek dulu aja. Contoh dari pengalamanku, targetku di tahun 2019 adalah mendapatkan beasiswa Australia Awards Scholarship (AAS).
2. Pikirkan semua kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai target tersebut
Setelah tahu goal kita, kita harus cari tahu apa saja yang harus kita lakukan untuk mencapai goal kita. Tulis semua kegiatan atau step yang harus kita kerjakan. Misalnya, untuk mendapatkan beasiswa AAS, aku perlu mencari universitas-universitas di Australia yang sesuai dengan minatku, menyiapkan beberapa dokumen, ikut tes IELTS, menulis esai, dan beberapa persiapan lainnya. Setiap aktivitas persiapan itu aku tulis di buku catatan pribadi. Tapi bagian nulis ini tentative ya, kalau kalian malas buat tulis, silahkan langsung lakukan tips berikutnya.
3. Buat daftar prioritas
Ini bagian yang lumayan menantang. Kenapa? Karena di sini adalah kunci ketepatan pengaturan waktu. Kegiatan-kegiatan yang sebelumnya sudah kita pikirkan perlu kita buat daftar prioritas. Urutkan kegiatan dengan deadline tercepat paling atas sampai kegiatan dengan deadline yang paling lama di urutan terbawah. Di sini, kita perlu cek jadwal kita masing-masing dan lama pengerjaan kegiatan tersebut. Kalian bisa menggunakan kalender konvensional atau digital planner yang nyaman dan mudah dibaca oleh kita. Kalender atau planner ini seperti timetable kalian yang wajib kalian jadikan panduan untuk melakukan setiap kegiatan.
Jangan melakukan lebih dari satu kegiatan dalam waktu yang sama, karena itu cuma akan bikin kita tidak fokus dan buang waktu. Walaupun kita menganggap diri kita ada "multitasker", percayalah sebenarnya yang kita lakukan ada switchtasking di mana kita memaksa otak kita untuk mengganti fokus kita dari satu tugas ke tugas lain di waktu yang sangat berdekatan. Ini malah bikin kita jadi gak produktif karena otak kita mudah lelah, gampang stress, dan gampang melakukan kesalahan. Teori ini aku pelajari dari Dave Crenshaw, seorang penulis, pelatih dan ahli manajemen.
Balik ke contoh pengalamanku, aku set deadline setiap kegiatan persiapan aplikasi beasiswa AAS yang harus gw lakukan dengan cara menghitung mundur dari tanggal pengumpulannya . Di tahun 2019, pendaftaran beasiswa ditutup bulan April akhir. Oleh sebab itu, aku memutuskan untuk menaruh kegiatan "belajar IELTS" dan "ambil tes IELTS" di bulan Desember 2018, karena saat itu aku mau belajar serius supaya nilai IELTS ku memenuhi standar yang ditentukan. Hasil test IELTS juga baru bisa kita dapatkan 13 hari setelah tanggal tes, jadi aku perlu ikut tes jauh-jauh hari untuk mengantisipasi jika aku harus mengambil ulang tesnya karena nilai yang tidak cukup. Selain itu, aku juga menyicil menulis esai dari jauh-jauh hari karena esai ini memakan waktu yang sangat lama, kita harus merefleksikan diri kita, membuat kalimat yang bagus, dan proofread berkali-kali. Aku juga mengatur waktuku untuk mengurus segala hal terkait pendaftaran beasiswa ini di malam hari dan weekend karena aku harus bekerja di kantor saat weekdays. Intinya, saat kita membuat timetable, kita harus menyesuaikan dengan jadwal kita sendiri dan kapasitas kita untuk melakukan kegiatan tersebut.
4. Lakukan semua kegiatan yang bisa dilakukan kurang dari 5 menit
Dari Dave Crenshaw aku juga belajar kalau kegiatan-kegiatan yang bisa dilakukan dalam waktu kurang dari 5 menit, harus langsung kita kerjakan. Kenapa? Karena kegiatan-kegiatan yang bisa dilakukan dengan cepat adalah hal-hal kecil yang gampang kita lupain, tapi sangat fatal jika kita lewatkan. Selain itu, dengan segera melakukan hal-hal kecil tersebut membantu meringankan beban otak kita untuk selalu mengingat hal tersebut yang mungkin bisa membuat kita resah, stres dan tidak produktif.
Contohnya, saat aku mendaftar beasiswa AAS, aku perlu mendapatkan surat rekomendasi dari beberapa dosen di kampusku. Untuk mendapatkan surat tersebut, aku perlu email dosen-dosenku. Karena menulis email membutuhkan waktu kurang dri 5 menit, aku langsung melakukannya segera mungkin setelah aku mendapatkan format surat rekomendasi yang disarankan oleh pihak AAS.
5. Jangan menunda pekerjaan
Pantang banget buat tunda-tunda pekerjaan. Pastikan Timetable yang udah kita bikin gak berantakan cuma karena kita lagi mager dan nunda-nunda pekerjaan. Jangan pernah mikir: "ah, nanti dulu deh kerjainnya, masih lama juga deadlinenya". Hey, kalau kita selalu berpikir kayak gitu, artinya kita cuma buang-buang waktu. Waktu yang terbuang itu bisa kita pakai buat melakukan aktivitas lain lho. Misalnya pas kerjain tugas kampus. Kalau kita bisa menyelesaikan tugas tersebut tepat waktu atau bahkan sebelum deadlinenya sampai, kita gak akan panik jika melakukan kesalahan dan masih punya waktu kalau sampai ada beberapa hal yang harus direview atau diperbaiki. So, kita harus membiasakan diri untuk selalu commit dengan goal dan timetable yang sudah kita buat sendiri.
6. Berani Menolak
Pasti banyak baget deh godaan-godaan datang menghampiri kita. Di saat kita lagi semangat-semangatnya atau lagi produktif-produktifnya, ada aja pasti yang "gangguin" kita. Misalnya, ajakan teman buat hang out cantik, drama korea yang baru rilis, atau cek media sosial setiap lima menit sekali. OMG, itu sangat sangat menggoda ya kan... Tapi tapi tapi... saat godaan itu datang, coba deh cepat-cepat kembalikan pikiran sehat kalian. Apakah godaan tersebut bakal bantu kita buat mencapai goal kita atau malah cuma bikin kita menunda pekerjaan kita? Masing-masing dari kita yang bisa jawab pertanyaan itu karena godaan masing-masing pribadi berbeda-beda. Intinya, kalau kalian merasa godaan itu bikin rencana kalian berantakan, berani untuk say NO. Kita masih punya waktu buat hang out sama teman atau nonton drama korea di waktu luang kita. Bahkan kalau kita melakukan kegiatan menggoda itu di waktu luang kita, nikmatnya akan berlipat ganda, karena itu adalah self-reward yang layak kita dapatkan setelah bekerja keras.
Jujur sih, buat mempraktikkan ini gak gampang. Aku sendiri sering gagal melakukan ini di saat-saat produktifku. Apalagi aku tipe orang yang ga enakkan sama teman, jadi seringkali aku mengiyakan ajakan teman. Padahal ujung-ujung dari "ngopi cantik" itu cuma gosip-in atau julid-in orang yang sebenarnya gak ada faedahnya. Bener gak? hehehehe Tapi aku yakin, kita bisa terbiasa untuk menolak hal-hal yang menghambat pekerjaan kita kalau kita mau coba dari sekarang. Semangat!
7. Rapikan barang fisik dan digitalmu
Ini penting banget buat teman-teman yang kurang rapi atau cenderung berantakan. Kita wajib merapikan barang-barang di sekitar kita, terutama tempat kita melakukan pekerjaan kita, misalnya meja belajar. Kalau semua barang tertata rapi, kita jadi gampang banget buat cari barang yang kita butuhkan, jadi waktu kita gak kebuang gitu aja cuma buat nyari barang. Buat organisasi barang yang baik. Kita bisa menggunakan beberapa kotak untuk menaruh barang-barang dengan kategori serupa. Misalnya, kotak untuk alat tulis, kota untuk kertas-kertas, kotak untuk aksesoris gadget, dll. Dengan menaruh barang di kotak yang sesuai dengan kategorinya, kita akan gampang banget buat nemuin barang-barang yang kita butuhkan. Selain itu, organisasi dokumen dalam komputer atau laptop kita juga perlu dirapikan. Buat beberapa folder utama sesuai kebutuhan dan subfolder seperlunya saja. Kita harus memasukkan setiap file dalam komputer kita di dalam folder atau subfolder yang sesuai supaya kita mudah menemukan file tersebut. Tapi saranku, jangan kebanyakan folder juga ya karena itu bakal buat kita jadi makin pusing. Ingat, komputer jaman sekarang sudah canggih, kita tinggal ketik nama file kita di search box, dan dalam hitungan detik, file kita akan muncul di layar.
Intinya, menurut Dave Crenshaw, semakin banyak "tempat singgah" barang yang berantakan, semakin membuat kita tidak terorganisir dan tidak produktif. Jangan sampai waktu kita terbuang cuma buat cari 1 buah pulpen ya hahaha
8. Jangan lupa istirahat
Sepadat apapun kegiatan atau rencana kita dan sesemangat apapun kita untuk mengejar goal kita, jangan lupa napas. Jangan kayak robot yang kerja nonstop tanpa kenal lelah, Kita bukan robot!
Selalu selipkan waktu istirahat (short break) di antara kegiatan yang tersusun dalam timetable kita. Di jam istirahat itu, kita bisa melakukan kegiatan-kegiatan ringan, misalnya buka pesan yang masuk selama kita bekerja, workout ringan, dll. Tapi ingat untuk kembali bekerja setelah waktu istirahatnya habis ya!
Itu dia beberapa tips dari aku. Semoga kalian bisa termotivasi untuk mulai memanfaatkan dan mengatur waktu dengan baik ya. Jujur, time management bukan hal yang mudah, tapi kalau kita mau berusaha, berkeinginan untuk menjadi pribadi yang lebih baik lagi, dan konsisten melakukan tips di atas, aku yakin kita bisa jago mengatur waktu degan baik. Semangat, teman-teman!
Stay safe & healthy ya 🤗
Jangan lupa tulis di kolom comment ya kalau kalian ada request topik apa yang mau kalian dengar dari aku 😉